Canllaw Defnyddiwr APP Google Workspace

APP Google Workspace

Crynodeb Gweithredol

Mae'r canllaw hwn yn cynnig pum argymhelliad allweddol gan Google ar gyfer mudo i Google Workspace. Mae'n amlinellu offer, adnoddau a chefnogaeth profedig, yn ogystal â straeon gan gwsmeriaid sydd wedi mudo'n llwyddiannus. Ar gyfer prif swyddogion gwybodaeth (CIOs) sy'n ceisio datrysiad cynhyrchiant a chydweithio modern, mae Google Workspace yn cynnig dewis arall cymhellol yn lle offer etifeddiaeth ar gyfer busnesau menter. Yn cael ei ymddiried gan 10 miliwn o gwsmeriaid a 3 biliwn o ddefnyddwyr ledled y byd, mae Google Workspace yn darparu amgylchedd cyfarwydd, modern a greddfol i sefydliadau ar gyfer cyfathrebu, file rheoli, cyd-greu dogfennau, a mwy.

Pam Google
Gweithle? Crynodeb Byr

Gall Google Workspace helpu sefydliadau o bob maint ac ar draws bron pob diwydiant i wella diogelwch, cynhyrchiant a chydweithio. Gyda nodweddion diogelwch wedi'u pweru gan AI a phensaernïaeth brodorol cwmwl a dim ymddiriedaeth, mae busnesau'n dibynnu ar Workspace i amddiffyn eu data mwyaf sensitif. Gall deallusrwydd artiffisial sydd wedi’i wreiddio ar draws y gyfres gynhyrchiant helpu sefydliadau i arbed amser a gwella ansawdd gwaith.

Gan ddefnyddio Google Workspace gyda Gemini, mae busnesau o bob maint yn defnyddio AI ar raddfa yn ddiogel. Yn ôl ein hastudiaeth ddiweddar o gwsmeriaid menter gan ddefnyddio Gemini, mae defnyddwyr yn arbed 105 munud yr wythnos ar gyfartaledd, ac mae 75% o ddefnyddwyr dyddiol yn dweud ei fod yn gwella ansawdd eu gwaith. Mae sefydliadau'n ymfudo i Workspace i achub ar y cyfle ar gyfer moderneiddio TG a diwylliannol, i symleiddio llifoedd gwaith ar gyfer gwneud penderfyniadau cyflymach, ac i helpu i ddileu tagfeydd trwy gydweithio di-dor.

Pennod 1

Pum argymhelliad allweddol ar gyfer mudo llyfn i Google Workspace
Mae mudo i unrhyw dechnoleg yn broses amlochrog, ond nid oes rhaid iddo fod yn frawychus. Mae sefydliadau o bob rhan o'r byd yn dewis mudo i Workspace bob blwyddyn. Mae mudo llwyddiannus yn gofyn am ddull strategol sy'n rhoi blaenoriaeth i ddeall yr amgylchedd technoleg a ffynonellau data, yn lleihau risgiau posibl, ac yn cydnabod bod rheoli newid ar gyfer gweithwyr yn elfen hanfodol o lwyddiant.

Bydd pob taith ymfudo yn unigryw, a bydd y llinell amser yn amrywio yn dibynnu ar gyfaint a chymhlethdod data'r sefydliad. Wrth gynllunio mudo, mae'n hollbwysig dechrau gydag ystyriaeth ofalus o amgylchedd presennol y sefydliad ac anghenion ac amgylchiadau penodol. Mae cwsmeriaid yn aml yn elwa o gychwyn y broses 1-2 flynedd cyn diwedd eu cytundeb trwyddedu gyda darparwr etifeddiaeth.

Dyma bum cam y gallwch eu dilyn i gychwyn y broses hon ochr yn ochr â'ch tîm cyfrif Google a'ch partner gweithredu dethol.

Archwilio a deall y data ffynhonnell
Asesu math, maint a chymhlethdod data yn gywir i ragweld heriau a gwneud y gorau o'r dull mudo. Nodwch eich dosbarthiad data i ddatgelu sut mae'r data'n cael ei wasgaru ar draws y system ffynhonnell. Cofiwch y gall gofynion data sefydliadol amrywio fesul adran, a dylai'r anghenion hyn lywio eich amserlen a'ch strategaeth ymfudo. Mynd i'r afael yn rhagweithiol ag unrhyw fathau o ddata na chefnogir neu gyfyngiadau caled o fewn Google Workspace i atal amhariadau.

Sganiau ffynhonnell trosoledd
Cynnal dadansoddiad data cynhwysfawr trwy ddefnyddio ymarferoldeb sgan, megis Google Workspace Migrate, i gael mewnwelediad dwfn i'r data ffynhonnell. Optimeiddio'r broses fudo trwy ddosbarthu llwythi gwaith yn effeithiol ar draws seilwaith mudo a blaenoriaethu setiau data mawr. Gallwch ddefnyddio matrics cynnyrch mudo Google Workspace i ymchwilio'n rhagweithiol i offer y gellir eu defnyddio i fudo mathau penodol o ddata.

Cynlluniwch eich dull mudo a chynnwys rheolaeth newid o'r dechrau:
Wrth gynllunio mudo menter, mae'n hanfodol alinio'ch tîm TG, tîm cyfrif Google, a'ch partner gweithredu ar ganlyniadau bwriedig â nodau ac amcanion diffiniedig. Efallai y bydd rhai sefydliadau yn dewis mabwysiadu Google Workspace ar y cyd ag offer etifeddiaeth penodol a datrysiadau pwynt.

Gall eraill ddewis mudo'n llawn i Google Workspace. Mae Google yn cefnogi'r ddau fodel mudo; fodd bynnag, mae mudo llawn yn helpu sefydliadau i wneud y mwyaf o'r buddion a'r enillion ar fuddsoddiad Workspace.
Er bod llawer o ffyrdd y gall busnes adeiladu ei strategaeth ymfudo i gyflawni nodau busnes, mae Google yn argymell dull tri cham gyda TG craidd, mabwysiadwyr cynnar, a mynd yn fyw byd-eang.

Dull mudo graddol a awgrymir gan Google
Gall tri cham y gweithgareddau defnyddio craidd gymryd 3-9 mis fel arfer.

• Cam 1: Cynllunio a TG Craidd Defnyddio i'r tîm TG craidd yn unig.
  Mae'r cam hwn yn dechrau mewn cydweithrediad â phartner i alinio cynlluniau lleoli ag arferion gorau Google ac i greu llwybr llwyddiant ar gyfer y prosiect cyffredinol. Mae'r cam hwn yn cadarnhau a phrofi dyluniad technegol, yn nodi pwyntiau integreiddio, ac yn caniatáu i'r tîm ddod yn gyfarwydd ag offer a thechnoleg.
• Cam 2: Mabwysiadwyr Cynnar Defnyddio i 5-10% o gyfanswm y defnyddwyr. Mae'r cam hwn yn dilysu'r mudo, yn profi'r cynllun rheoli newid, ac yn casglu adborth ar hyfforddiant a chyfathrebu fel y gellir addasu'r cynllun yn ôl yr angen i ddiwallu anghenion defnyddwyr yn y ffordd orau.
• Cam 3: Global Go-Live Defnyddio i bob defnyddiwr. Mae'r cam hwn yn dod â'r gweddill
  o'r sefydliad sy'n rhan o'r bwrdd, yn cynnal hyfforddiant a chyfathrebu helaeth, a thrawsnewidiadau i fabwysiadu a thrawsnewid hirdymor. fel yr amlinellir yn y canllaw defnyddio ar gyfer sefydliadau mawr. Mae'r broses hon fel arfer yn cymryd 3-9 mis, a gellir ei haddasu i ofynion ac anghenion penodol eich sefydliad.
• Mae strategaeth rheoli newid wedi'i gweithredu'n dda yn hanfodol ar gyfer mudo gweithle llyfn a llwyddiannus. Trwy ganolbwyntio ar gyfathrebu, hyfforddiant a chefnogaeth, gallwch leihau aflonyddwch, grymuso gweithwyr, a chyflawni'r canlyniadau busnes dymunol. Gallwch ddefnyddio'r canllaw hwn fel templed ar gyfer eich strategaeth rheoli newid.

Blaenoriaethu mudo data
Gyda chynllunio ac ystyriaeth ofalus, pennwch ddata hanfodol eich sefydliad ar gyfer mynd yn fyw a beth yw data nad yw'n hanfodol ar gyfer mynd yn fyw. Nid oes angen mudo'r holl ddata erbyn eich dyddiad mynd yn fyw. Canolbwyntiwch ar fudo data hanfodol yn gyntaf i sicrhau profiad llwyddiannus i fynd yn fyw. Ystyriwch fudo data nad yw'n hanfodol ar ôl mynd yn fyw i symleiddio'r broses fudo gychwynnol.

Lliniaru risgiau yn rhagweithiol
Bydd rhagweld heriau cyn mudo yn helpu i gadw'ch tîm ar y trywydd iawn. Bydd cyfathrebu agored, cynllunio rhagweithiol, a ffocws ar gyfanrwydd data yn paratoi'r ffordd ar gyfer profiad mudo di-dor.

Pennod 2

Straeon llwyddiant cwsmeriaid
Mae Equifax yn gyrru trawsnewid diwylliannol ar ôl mudo dros 20,000 o weithwyr i Workspace.
Fel un o dair asiantaeth adrodd credyd yn yr Unol Daleithiau, mae Equifax yn helpu miliynau o ddefnyddwyr a busnesau bob blwyddyn i gyrraedd eu nodau ariannol. Sbardunodd Equifax drawsnewidiad diwylliannol ar draws ei fusnes trwy fabwysiadu Google Workspace. Fe fudodd ddata tua 21,000 o ddefnyddwyr cyn defnyddio Workspace ar gyfer gweithwyr ar draws 20 gwlad. Trwy ddefnyddio technoleg fel lifer, helpodd Equifax ei weithlu i feithrin diwylliant o gydweithio a chymuned, gan arwain at bron i 100,000 o negeseuon Google Chat bob dydd. Mae symlrwydd a diogelwch Workspace a'r gallu i weithio ar ddogfennau o unrhyw le wedi helpu Equifax i symleiddio cyfathrebu a chydweithio.

Sefydliad llywodraeth Brasil yn mudo 3.5 miliwn+ files i Weithle mewn 2 fis
Ym Mrasil, y Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) yw Swyddfa'r Erlynydd Cyhoeddus ar gyfer Talaith Amapá. Mae'n sefydliad a lywodraethir gan Gyfansoddiad Ffederal Brasil ac sydd wedi ymrwymo i amddiffyn y gyfraith, democratiaeth, a buddiannau unigolion a chymdeithas yn gyffredinol. Mewn 2 fis, ymfudodd 4TB o ddata yn rhychwantu mwy na 3.5 miliwn o sefydliadau files. Nawr, mae gan MP-AP 99.9% uptime gwasanaeth a chyfradd mabwysiadu o 90% o Google Workspace ymhlith gweithwyr. Mae wedi ennill mwy o hyblygrwydd i weithwyr o bell, rhannu dogfennau yn haws rhwng timau ac endidau allanol, a mwy o lywodraethu dros ddata a storir gan yr asiantaeth.

Mae LifeCell yn gweithredu mudo cyflawn ar gyfer 1,200+ o weithwyr mewn llai na 3 mis i wella effeithlonrwydd
Wedi'i sefydlu yn 2004, LifeCell yw banc storio bôn-gelloedd a meinweoedd mwyaf India. Mae'n brif ddarparwr profion sgrinio genetig ac mae'n chwaraewr blaenllaw mewn therapiwteg sy'n seiliedig ar gelloedd a meinwe. Cyflawnodd LifeCell ymfudiad Google Workspace llawn mewn llai na 3 mis ar gyfer 1,200+ o weithwyr, a drawsnewidiodd alluoedd cydweithredol gyda gosodiadau preifatrwydd gronynnog. Mae Google Workspace hefyd wedi helpu'r sefydliad i wella effeithlonrwydd llif gwaith o'r uwch reolwyr i staff rheng flaen trwy leihau ymosodiadau sbam i sero.

O fewn 4 mis, mae Humanammigrated 13,000 o ddefnyddwyr i Workspace, torri costau TG, a thynhau security.ty. Mae'r offer cydweithredu hawdd eu defnyddio yn Google Workspace wedi gwella morâl ac effeithlonrwydd ymhlith 13,000 o aelodau tîm maes ac mewn swyddfa yn Humana, arweinydd mewn gwasanaethau darparu gofal yn y Ffindir, Norwy, a Sweden. Mae'r tîm TG bellach yn hyderus bod nodweddion diogelwch Workspace â phrawf amser yn cadw data cwsmeriaid sensitif yn ddiogel, ac mae Humana yn disgwyl i'r mudo i Workspace leihau ceisiadau cymorth technoleg o leiaf 50%. Mudodd Humana 22TB o ddata, gan gynnwys 55 miliwn o e-byst, 5.5 miliwn o ddogfennau, a 4.5 miliwn o eitemau calendr.

Rwy’n 100% yn hyderus bod tîm Humana yn hapusach ac yn fwy cynhyrchiol gyda Google Workspace nag yr oeddent gyda’n platfform blaenorol, ac ynghyd â Chrom OS, bydd yn gwneud ein data yn fwy diogel nag erioed o’r blaen.”
Adam Nerell CIO, Humana

Mae Colgate-Palmolive yn mudo 28,000 o ddefnyddwyr i Workspace mewn 6 mis
“Roedd Google Workspace yn sefyll allan oherwydd ei fod yn set offer integredig mewn gwirionedd, gydag un mewngofnodi ac un cyfeiriadur. Mae Google Workspace wedi'i adeiladu ar gyfer y cwmwl, heb unrhyw etifeddiaeth ar y safle. Roeddem yn teimlo y byddai Google yn parhau i fod yr arloeswr mwyaf mewn cydweithrediad cwmwl ac yn bartner y gallem dyfu ag ef,” meddai Mitch Cohen, cyfarwyddwr cydweithredu yn y cwmni cynhyrchion defnyddwyr byd-eang Colgate-Palmolive. Mewn dim ond tri mis, roedd mwy na 94% o ddefnyddwyr yn defnyddio Google Drive yn weithredol a chynhaliwyd dros 57,000 o oriau o sesiynau Google Meet mewn dim ond un mis. Nawr, mae gan bawb o'r C-suite i'r ystafell bost yn Colgate gyfrif Google Workspace ac maent yn ei ddefnyddio bob dydd.

Pennod 3

Offer mudo ac adnoddau o Google
Yn ystod ymfudiad, gall sefydliadau gael mynediad at amrywiaeth o offer, prosesau a chefnogaeth parti cyntaf a thrydydd parti gan Google i helpu i hwyluso'r broses o gynllunio i weithredu.

Eich cynrychiolydd cyfrif Workspace
Fel eich stop cyntaf, cysylltwch â'ch cynrychiolydd cyfrif Google Workspace, sy'n gweithio'n agos gyda'n hecosystem bartner ac sy'n cynnig amrywiaeth o wasanaethau o un pen i'r llall wrth i chi drosglwyddo. Mae'r gwasanaethau hyn yn cynnwys ymgynghori, cynghori, rheoli cyfrifon technegol, rheoli newid, galluogi a hyfforddi, labordai trawsnewid, a mwy. Bydd eich cynrychiolydd cyfrif yn gweithio gyda chi i ymgysylltu â'r partner cywir ar gyfer eich anghenion mudo.

Partneriaid

Mae ein rhwydwaith estynedig o wasanaethau a reolir a phartneriaid gweithredu yn helpu cwsmeriaid i ddewis yr ateb sy'n iawn iddyn nhw ac sy'n arwain y mudo a'r defnydd cyffredinol. Mae ein partneriaid yn mynd gyda llawer o sefydliadau ar eu taith Workspace, gan ddod â degawdau o brofiad yn cefnogi cwsmeriaid mawr gyda hyd at 200,000 o weithwyr.

Mae gan Google Workspace bartneriaethau strategol gyda phartneriaid ar draws pob rhanbarth. Mae partneriaid technoleg (ISVs) yn cynorthwyo yn y broses mudo data yn ogystal â chysylltu â phartner ailwerthwr y fenter. Gan weithio gyda'ch rheolwr cyfrif, bydd y partner a ddewiswyd gennych yn gweithio gyda chi i greu cynllun manwl ar gyfer pob un o'r camau a argymhellir gan Google. Gallai'r camau hyn gynnwys darganfod, sesiynau strategaeth, galluogi, hyfforddiant, ac arddangosiadau o'r cynllunio i'r lleoliad a thu hwnt. Mae'r rhestr lawn o bartneriaid i'w gweld yma.

Gwasanaethau proffesiynol

Yn ogystal, gall eich tîm cynrychioli cyfrif ymgysylltu â Gwasanaethau Proffesiynol Google i ategu eich partner gwasanaeth a diogelu'r daith lleoli gyda haen ychwanegol o gymorth technegol, rheoli newid a llywodraethu. Gall y cymorth hwn gynnwys mynediad at gynghorwyr arbenigol, arferion gorau, cyswllt â thîm Cynnyrch a Pheirianneg Google i sicrhau llwyddiant cerrig milltir gweithredu allweddol a mwy. Mae'r rhestr lawn o wasanaethau a gynigir gan Google Professional Services i'w gweld yma.

Mae ein timau wedi datblygu methodoleg ac offer penodol i arwain cwsmeriaid drwy'r daith fudo o'r cam cynllunio i lansiad llwyddiannus. Am gynampLe, gyda Google Workspace Mirate, gallwch reoli mudo ar raddfa fawr i wasanaethau craidd lluosog Google Workspace o un lle. Rydym yn darparu dogfennaeth fanwl a chanllawiau defnyddio i'ch helpu i ddewis yr opsiwn gorau ar gyfer symud eich e-bost, calendr, cysylltiadau, ffolderi, files, a chaniatâd i mewn i Google Workspace. Rydym wedi curadu adnoddau i’ch helpu bob cam o’r ffordd, gan gynnwys:

• Adnoddau defnyddio menter a'n canllaw defnyddio ar gyfer sefydliadau mawr. Gall sefydliadau ddefnyddio'r adnoddau rheoli newid hyn a'r canllawiau technegol i gyflwyno Google Workspace i sefydliadau mawr. Dilynwch ein cynllun cyflwyno 90 diwrnod i gyflwyno Google Workspace i'ch defnyddwyr, profi gwasanaethau a mudo data, a thrawsnewid eich sefydliad cyfan yn llwyddiannus.
• Canllawiau defnyddio technegol a chanllawiau mudo i gael arweiniad manwl. Mae'r adnoddau hyn yn darparu gwybodaeth fanwl, gynhwysfawr ar bynciau mwy gronynnog, megis mudo data o Microsoft Outlook i Google Workspace a mwy.

Mae Google Workspace yn grymuso sefydliadau menter gydag offer cydweithredu modern ac amgylchedd cwmwl diogel. Gydag ymagwedd strwythuredig, offer profedig, a chefnogaeth arbenigol, mae mudo yn broses hylaw. Gadewch i Google Workspace helpu i ddatgloi potensial llawn eich gweithlu.